OBJECTIF :
Le superviseur des réservations est chargé de contribuer à la gestion du service des réservations. Il coordonne le service et supervise la formation individuelle. Il donne support au team Sales dans la vente des chambres. Il gère également l’inventaire afin de maximiser les ventes Transient.
Il/elle aide les clients à répondre à leurs questions. Chaque demande doit être traitée dans les meilleurs délais, sans retard dans les réservations. Il doit connaître la description des chambres, des installations et des offres en cours. Il/elle surveille l’inventaire de l’hôtel et s’arrange avec la réception pour toutes les demandes spéciales des clients.
Il/elle veille à ce que toutes les procédures soient conformes aux normes en vigueur. Il/elle s’arrange avec le team Sales pour résoudre tous les problèmes des clients et propose des mesures appropriées si nécessaire.

TÂCHES PRINCIPALES

– Gestion des réservations individuelles ou de groupes (-10 chambres), pour les clients, les agences de voyage et les entreprises.
– Donne support dans la gestions des réservations FIT / Tour Séries / Equipages.
– Être le coordinateur entre les agents de réservations externes et l’hôtel
– Prendre les réservations par téléphone, mail ou via le département des ventes selon les standards de l’hôtel.
– Fournir des informations (prix, facilités) selon les standards de l’hôtel et dans un délai maximum de 24h.
– Rédiger les offres, conclure des contrats.
– Insérer les données dans le PMS.
– Contrôler le travail des agents de réservation externes
– Charger les réservations non-remboursables
– Contrôle les paiements et soldes, contrôler l’exécution du contrat conformément à ce qui a été convenu.
– Contrôler le traitement administratif des réservations.
– Créer des rate codes, package, groupes, code de réservation dans le PMS (en lien avec sales), et faire le lien dans le Channel Manager (TravelClick).
– Être en relation avec le département revenue management et participer à la politique tarifaire de l’hôtel.
– Assurer les tâches administratives inhérentes au département réservations : Encoder les rooming listes, faire les routing dans le PMS, émettre et distribuer les informations pour les opérations, clôturer les PM, ….
– Encoder les rooming listes des équipages
– Faire le suivi des PM des équipages

GUEST RELATIONS
– Traiter les demandes spéciales, les modifications et les réservations VIP en mettant l’accent sur un service personnalisé.
– Répondre aux commentaires des clients sur diverses plateformes, en traitant les préoccupations et les commentaires afin de maintenir notre réputation et d’améliorer la satisfaction des clients.